１社に対して複数の立替金がある場合
インボイス制度における立替金の基本的な考え方はこちらで解説しています。今回は立替金が複数ある場合の立替金精算書の書き方です。
立替金精算書に適格請求書の原本を添付するパターンでは立替金が１件のときと違いはほとんどありません。
立替金精算書に適格請求書の原本を添付しない、つまり、立替金精算書のみを交付するケースでは注意が必要です。
立替金が１件の場合は、立替払いした取引に関するインボイス記載事項を立替金精算書に丸ごと転記することが基本対応です。これが複数になっても、やはり同じです。ただ、勘違いしやすいのは端数処理だと思います。
適格請求書の記載事項である消費税額の端数処理は、税率ごとの合計額に対して１回だけとされています。ところが、立替金が複数ある場合の立替金精算書には、立替払いした取引に関するインボイス記載事項を丸ごと転記しますので、最後に端数処理ではなく、立替金の明細ごとに端数処理された金額が記載されることなります。
ちなみに、複数の立替金を一本にまとめて記載してもいけません。
数社に対して立替金がある場合
数社分の経費をまとめて立替払いしたケースです。
立替払いした適格請求書に、あらかじめ各社の負担額等が記載してあれば良いのですが、そうではないケースでは、立替払いした者は、各社の分担額を記載した立替金精算書を作成することになります。
この場合、立替金精算書には各社の負担金額とともに「消費税額」を記載する必要があります。この消費税額については、立替払いに関する適格請求書に記載された消費税額を基に、立替払いを受ける者の負担割合を乗じてあん分した金額によるなど合理的な方法で計算した「消費税額」を記載することとなります。
また、立替金精算書に記載する各社ごとの消費税額の合計額が、立替払いに関する適格請求書に記載された消費税額と一致しないこともあり得ますが、この消費税額が合理的な方法により計算されたものである限り問題ないとされています。
